Табельний облік як попередження штрафів КЗпП

Табельний облік як попередження штрафів КЗпП

Всім відомо, що в Україні за законодавством передбачене офіційне працевлаштування всіх співробітників підприємства. Відбувається це на основі кодексу законів про працю, скорочено – КЗпП. Але давайте розберемося більш детально.

Коротко про оформлення трудових відносин

Оформлення трудових відносин між працівником та роботодавцем відбувається за певною процедурою, де на основі заяви та поданих документів від співробітника спеціаліст кадрової служби підприємства оформлює наказ про прийняття на роботу, складає повідомлення про прийняття працівника, оформляє та заповнює трудову книжку, заповнює особову картку, формує особову справу працівника та ознайомлює з локальними документами: правилами внутрішнього розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією тощо. Далі, спеціалісти суміжних відділів, наприклад – бухгалтерія, вносять дані нового співробітника в зарплатну відомість, призначають заробітну плату відповідно до рівня кваліфікації; спеціаліст з охорони праці проводить інструктаж і так далі.
В залежності від напрямку роботи підприємства можуть оформлюватись і більш специфічні документи, що регулюють особливості процесу виконання обов’язків новим працівником.

У разі порушення процесу оформлення…

У випадках, коли порушується процес оформлення чи умови праці на підприємстві, працівник має право поскаржитися у відповідні органи, тим самим ініціювати непланову перевірку працедавця на дотримання всіх вимог щодо офіційного працевлаштування своїх працівників.
В результаті на підприємство прийдуть з перевіркою. Та у зв’язку з недосконалістю законів про працевлаштування, знайти порушення в оформленні документів або умовах праці не складає труднощів.
Але зазвичай і самі роботодавці часто порушують вимоги щодо оформлення та умов праці. Відповідно, за ті чи інші порушення передбачені штрафи.

Приклад для наочності

За оформлення працівника на неповний робочий день при фактичному виконанні роботи повний робочий день штраф становить 125 190 грн. за кожного співробітника (згідно Ст. 256 КЗпПУ станом на 2019 рік). З огляду на той факт, що перепрацювання або особливості того чи іншого виду діяльності мають місце, то цілком імовірним є і те, що оформлений працівник на неповний робочий день, фактично працюватиме повний робочий день, а може і більше, навіть незважаючи на відсутність чіткого графіку.
Також існує ситуація, пов’язана із звільненням співробітника: в день офіційного звільнення з працівником повинен бути проведений остаточний розрахунок, який передбачає виплату зарплати за фактично відпрацьований час до звільнення включно, вихідної допомоги, компенсації за всі невикористані дні відпустки. Про це знають всі, але порушення все ж таки допускаються. Хтось допускає їх свідомо, з метою економії, хтось — несвідомо, лиш потім виправдовуючись. У будь-якому випадку невиконання вимог або прострочення термінів з вини роботодавця веде до порушення Закону про Працю. Якщо роботодавець несвоєчасно виплатить належні звільненому працівникові суми, то він повинен буде виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (згідно ст.117 КЗпПУ).
Крім того, в разі недотримання тих чи інших зазначених вимог, до роботодавця застосують санкції, передбачені абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. За порушення строків розрахунку настає адміністративна відповідальність, що, звичайно, погіршує фінансовий стан роботодавця та негативно впливає на його репутацію.

Як попередити ризик можливих штрафів і санкцій? 

Щоб прискорити процес оформлення документів і деталізувати інформацію про роботу співробітника, рекомендуємо вести табельний облік в системі «Actima».
Система «Actima» – українська розробка, яка створювалась з урахуванням українського законодавства і дає можливість:
– планувати роботу співробітників;
– формувати зміни та коректно розраховувати навантаження на персонал;
– враховувати фактичний час роботи працівника з усіма можливими причинами неявок (відпустки, прогули, лікарняні, планові/непланові неявки) тощо.
На основі реальних даних та повноцінного застосування системи «Actima» є реальна можливість відслідковувати всі порушення, заздалегідь передбачати та здійснювати комплекс заходів, що дозволяють уникати всіх можливих штрафів та санкцій, що застосовуються відповідними вповноваженими органами.

Хотілося б нагадати…

У підсумку хотілося б нагадати, що кожна людина схильна до помилок або прорахунків, але це лише людський фактор. Його можна мінімізувати завдяки впровадженню системи управління та контролю робочого часу персоналу, що забезпечить очевидний ефект як для окремих спеціалістів (зменшення кількості ручних операцій, підвищення продуктивності спеціалістів кадрових служб і тд.), так і для підприємства в цілому (зниження рівня фонду оплати праці, оптимізація витрат на персонал тощо).
Станом на 24.12.2019 передбачається підвищення мінімальної заробітної плати до 4723 грн/міс. з 01.01.2020 року (Відповідно до пп.4 п.2 ст.41 Бюджетного кодексу до вступу в силу Закону про Державний бюджет України на поточний бюджетний період), що автоматично підвищує рівень штрафних санкцій за порушення.